Sebagai tindak lanjut atas kepatuhan Reformasi Birokrasi maka pengelolaan arsip sangat penting dalam organisasi. Bertempat di Gedung Ongole,  Balai Embrio Ternak  Cipelang melakukan kegiatan In house training “Pengelolaan Arsip dan Dokumen”. Hadir sebagai nara sumber Luh Putu Yuni, SE, MM Kepala Subbagian Kearsipan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian.

Dalam paparannya , Luh Putu menjelaskan, “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi  dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara maupun organisasi lainnya. Setiap orang yang bekerja bertanggungjawab untuk mengelola arsip. Ada beberapa staf tidak memiliki keahlian untuk mengelola arsip, akan tetapi semua staf bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip mereka sendiri.”

“Arsip ini sangat penting, karena arsip merupakan sumber informasi unik dan penting mengenai aktivitas dari unit organisasi. Arsip memberikan informasi yang  spesifik  tentang  fungsi  dari unit kerja. Mengelola arsip berarti mengelola informasi dan dokumen secara efektif yang membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat.” Lanjutnya

Dengan slogan “ARSIP HILANG ASET MELAYANG” Luh putu mengatakan,”Arsip harus disimpan terutama yang  mendukung dalam penentuan keputusan organisasi. Arsip menyediakan informasi berupa bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas sebuah keputusan.”

“Namun tidak semua arsip harus disimpan,  menjaga atau memusnahkan arsip diatur dalam sebuah aturan hukum, dan harus mengikuti prosedur yang digunakan saat memusnahkan sebuah arsip atau menghapus sebuah arsip . Jika arsip unit organisasi telah dipindahkan dan berada pada unit kearsipan atau kantor arsip atau lokasi yang telah ditentukan dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip, maka tidak perlu khawatir berapa lama akan disimpan. Arsiparis akan mengelolanya sebagaimana aturan yang berlaku.”

Dibaca : 461 kali